Платежный календарь по взаиморасчетам на примере предприятия. Платежный календарь в «1С:Бухгалтерия. Что учесть при формировании платежного календаря
Платежный календарь – это инструмент оперативного финансового планирования. С помощью платежного календаря прослеживается динамика платежей, определяется их приоритетность и синхронизируются поступления и выплаты.
Чтобы сформировать платежный календарь , финансовому работнику понадобится следующая информация:
· отчет о кредиторской и дебиторской задолженности организации. В нем должны быть указаны суммы доходов и расходов с перечнем договоров, контрагентов и ответственных лиц;
· графики оплаты договоров, в которых отражены сроки платежей;
· графики периодических выплат – налогов, заработной платы и т. п.;
· данные о текущих остатках на счетах.
В первую очередь имеет смысл занести в календарь регулярные выплаты и поступления. Как правило, это такие платежи, как авансы, расчеты по кредитам и займам, оплата процентов, штрафов и пени.
Основными видами платежного календаря являются следующие:
· Налоговый платежный календарь . Этот плановый документ разрабатывается по предприятию в целом и содержит обычно только один раздел - «график налоговых платежей» (возвратные платежи по налоговым перерасчетам денежных средств включаются обычно в календарь инкассации дебиторской задолженности).
Календарь инкассации дебиторской задолженности . Этот вид платежного календаря разрабатывается обычно по предприятию в целом (хотя при наличии специализированного подразделения - кредитного отдела - он может охватывать группу платежей только этого центра ответственности).
Календарь обслуживания финансовых кредитов . В соответствии с действующей международной практикой составления отчетности и прогнозирования денежных потоков обслуживание финансовых кредитов отражается в составе операционной (а не финансовой) деятельности предприятия.
Календарь выплат заработной платы . Такой платежный календарь разрабатывается обычно на предприятиях, применяющих многоступенчатый график выплат заработной платы работникам различных структурных единиц (филиалов, цехов и т.п.).
Календарь (бюджет) формирования производственных запасов разрабатывается обычно для соответствующих центров затрат (структурных подразделений, осуществляющих материально-техническое обеспечение производства).
Календарь (бюджет) управленческих расходов . В составе этого бюджета отражаются платежи по закупке канцелярских принадлежностей; компьютерных программ и средств оргтехники, не входящих в состав внеоборотных активов; расходы на командировки; почтово-коммуникационные расходы и другие затраты, связанные с управлением предприятием (кроме затрат на оплату труда административно управленческого персонала, отражаемых в календаре выплат заработной платы).
Календарь (бюджет) реализации продукции . Эта форма платежного календаря разрабатывается обычно в разрезе центров доходов или центров прибыли предприятия. Указанный платежный календарь содержит два раздела - «график поступления платежей за реализованную продукцию» и «график расходов, обеспечивающих реализацию продукции».
Разработка платежного баланса.
Для составления прогнозного баланса необходимо систематически накапливать информацию о работе организации.
Прогнозирование основано на тщательном анализе как, можно большего количества отдельных элементов доходов, расходов, активов, пассивов и обдуманной оценке их будущей величины с учетом взаимосвязи между элементами, а также вероятных будущих условий. Прогнозирование требует получения как можно большего количества подробностей. Кроме того, следует оценить стабильность отдельных элементов через вероятность их повторения в будущем. Это придает определенное значение анализу неповторяющихся факторов и чрезвычайных статей.
Прогнозирование требует использования разных бухгалтерских отчетов, охватывающих как можно большее количество периодов. Повторяющуюся деятельность можно прогнозировать с большей степенью уверенности, чем случайные события.
Разработка прогнозного баланса должна осуществляться в следующей последовательности:
1. Анализ текущего финансового состояния организации по данным аналитических таблиц;
2. Анализ финансовых результатов и факторов, влияющих на них;
3. Определение относительных и абсолютных изменений в структуре активов, пассивов, доходов, расходов;
4. Построение прогнозного баланса.
Составление прогнозного баланса начинают с определения ожидаемой величины собственного капитала (СК n +1).
Уставный капитал обычно меняется редко, поэтому в прогнозный баланс его можно включить той же суммой, что и в последнем отчетном балансе.
Предположим, что Добавочный капитал в течение 2010 г. не увеличился и не уменьшился, то есть его величина отсутствует вообще. Предположим, что его не будет и в будущем году.
Резервный капитал, предположим, тоже не изменился.
Таким образом, основным элементом, за счет которого изменяется сумма собственного капитала, является прибыль, остающаяся в распоряжении организации.
Прогноз объема выручки является результатом изучения таких факторов:
– прошлый объем продаж;
– рыночная конъюнктура и ее изменение;
– общая экономическая ситуация;
– доходность продукции;
– ценовая политика;
– имеющиеся производственные мощности;
– затраты.
Планирование производственной мощности предприятия.
Производственная мощность предприятия - это максимально возможный выпуск продукции за единицу времени в натуральном выражении в установленных планом номенклатуре и ассортименте, при полном использовании производственного оборудования и площадей, с учетом применения передовой технологии, улучшении организации производства и труда, обеспечении высокого качества продукции.
Планирование производственных мощностей очень важно в достижении долгосрочного успеха организации. Как показывает опыт, слишком большие производственные мощности могут быть не менее вредны, чем слишком маленькие. При выборе стратегии производственных мощностей, менеджеры должны рассмотреть вопросы следующего типа: «Мы должны иметь одну большую производственную мощность или несколько маленьких?», «Мы должны расширить производственные мощности прежде, чем возникнет дополнительный спрос или ждать, пока он не появиться?». Чтобы ответить на эти и подобные вопросы, необходим систематический подход и развитие стратегии производственных мощностей, соответствующей каждой конкретной ситуации. Менеджеры предприятия должны исследовать три измерения стратегии выбора производственной мощности перед принятием соответствующих решений: выбор размера запаса производственной мощности, выбор времени и размера расширения и связывание решений по производственной мощности с другими принимаемыми решениями.
Планирование технического развития предприятия.
Планирование технического развития производства состоит из комплекса технических, организационных, планово-экономических и социальных мероприятий, направленных на повышение технического уровня производства, увеличение выпуска высококачественной продукции, роста производительности труда, улучшение использования основных фондов, производственных мощностей, материальных и трудовых ресурсов, совершенствование внутризаводской системы управления, планирования, экономического стимулирования, улучшение условий труда.
Основными задачами данного раздела годового плана являются: определение основных направлений по освоению и выпуску наиболее прогрессивных видов продукции, совершенствование техники, технологии и применению передовых методов организации труда и производства, установление структурным подразделением предприятия задания по развитию и улучшению технико-экономических показателей работы предприятия, определение экономического эффекта планируемых мероприятий и степени их влияния на технико-экономические показатели предприятия.
Исходными материалами для составления этого раздела плана являются контрольные цифры и задания вышестоящих организаций по внедрению и освоению новых видов продукции; научно-технические прогнозы по основным направлениям развития предприятия, результаты законченных НИОКР, патенты, лицензии, изобретения, заявки потребителей на создание новых видов продукции.
Этот раздел плана комплексный, он состоит из ряда подразделов:
1) Проектирование, освоение новой и повышение качества изготавливаемой продукции является важнейшим направлением деятельности предприятия, имеющим своей целью обеспечение допустимых темпов научно-технического прогресса и повышение качества выпускаемой продукции.
Мероприятия этого раздела группируются по следующим направлениям:
а) создание новых видов продукции;
б) освоение выпуска вновь созданных видов продукции;
в) организация выпуска ранее освоенных изделий на дочерних предприятиях;
г) модернизация выпуска продукции;
д) повышение качества изготавливаемой продукции;
е) внедрение новых прогрессивных стандартов и ТУ на продукцию и снятие с производства устаревшей продукции.
Для каждого из этих мероприятий предварительно разрабатывается календарно-оперативный план (график) выполнения работ, составляется смета затрат и определяется экономический эффект от внедрения.
Планирование трудовых ресурсов и оплаты труда.
Планирование трудовых ресурсов включает в себя следующие этапы:
Оценка имеющихся трудовых ресурсов. Коллектив оценивается по количественным и качественным показателям.
Оценка будущих потребностей исходит из стратегических целей предприятия, а также из краткосрочных задач.
Разработка программы по развитию трудовых ресурсов, мероприятия по найму, подготовке и продвижению кадров.
Оценка наличных трудовых ресурсов, позволяющая судить о необходимых изменениях численности работников, основывается как на данных об объеме выполняемой работы, так и на анализе ее содержания. Целью такого анализа является уточнение задач по отдельным группам исполнителей и формирование адекватным квалификационных требований, а также выявление резервов повышения продуктивности труда на каждом конкретном участке работы.(3, с.37).
В экономической практике используется несколько методов анализа содержания работы. Это фотография рабочего времени, в ходе которой определяются и регистрируются во времени задачи и действия, выполняемые работником и по результатам которой могут быть достаточно оценены степень целесообразности и роли значимости отдельных трудовых действий.
Другой метод предусматривает сбор необходимой информации путем собеседования с работниками или их непосредственными руководителями. Возможно также использование анкетного опроса, когда работники заполняют стандартный опросный лист или дают в свободной форме письменное описание содержания выполняемой ими работы.
Главной целью планирования оплаты труда является обеспечение высоких конечных результатов производства, непосредственной зависимости размера оплаты труда от объема работ и прибыли.
Средства, направляемые на оплату труда, образуют фонд заработной платы (ФЗП), который состоит из фонда оплаты труда (ФОТ) и средств, выплачиваемых из прибыли. Фонд оплаты труда входит в состав себестоимости продукции (работ, услуг) и регламентируется действующими нормативными документами, в первую очередь положением о составе затрат, включаемых в себестоимость. Размер средств, направляемых предприятием из прибыли, зависит от результатов производственно-хозяйственной деятельности.
Планирование оплаты труда включает:
планирование фонда заработной платы; планирование средней заработной платы.
Исходными данными для планирования фонда оплаты труда являются:
производственная программа; численность работающих по категориям; действующая тарифная система; нормы труда; расценки на изделия, детали; штатное расписание; применяемые формы и системы заработной платы; законодательные акты по труду.
Определение средств на оплату труда происходит на основе плановой численности и установленных должностных окладов (тарифных ставок), которые учитывают минимальный размер оплаты труда и разряд работника по единой тарифной сетке.
Планирование фонда оплаты труда на предприятии может осуществляться с помощью следующих методов:
по достигнутому уровню базового фонда оплаты труда; на основе средней заработной платы; нормативный; поэлементный (метод прямого счета).
26.Информационное обеспечение планирования.
1. Информационное обеспечение планирования:
Внешняя информация
Внутренняя информация
Данные переписи населения;
Каталоги, проспекты
Годовые финансовые отчеты фирм;
Результаты конкурсов;
Информация отраслей, бирж, банков;
Таблицы курсов акций;
Газеты, журналы, информационно-аналитические бюллетени
Выставки, ярмарки, совещания, конференции, презентации, дни открытых дверей, электронные базы и банки данных.
Основные типы информации:
первичная и вторичная
Первичные данные получают в результате исследований, специально проведенных для решения конкретной проблемы.
Их сбор осуществляется путем наблюдений, измерений, опросов, экспериментальных исследований.
Вторичные данные, применяемые при проведении кабинетных исследований, - это данные, собранные ранее из внутренних и внешних источников для целей, отличных от целей данного исследования.
Эффективное управление денежными потоками предприятия – обязательное условие его стабильной работы. Один из важных моментов в этой связи – балансировка расходов и поступлений денежных средств во времени. Без этого велика вероятность возникновения проблем при оплате счетов поставщиков, что в конечном итоге приводит к недогрузке мощностей или оплате штрафных санкций.
С другой стороны, правильный учет и анализ денежных потоков может позволить выявить незадействованные источники получения предприятием дополнительного дохода, не связанного с основными направлениями его деятельности (самый простой пример – проценты по краткосрочным депозитам), также это необходимо для грамотного управления кредиторской и дебиторской задолженностью.
Платежный календарь – способ контроля ликвидности компании. Он представляет собой краткосрочный график движения денежных средств, связанный со всеми видами деятельности фирмы. Платежный календарь в обязательном порядке увязывается с бюджетами предприятия и чаще всего предполагает подневную детализацию. Для грамотного использования этого инструмента сначала должна быть проанализирована вся система бюджетирования (особенно тщательно в части ) и четко определены центры финансовой ответственности (ЦФО).
Если Вас интересует автоматизация бюджетирования, внедрения казначейства или учета по МСФО, ознакомьтесь с нашим .
Платежный календарь может реализовываться в различных формах, но перечень обязательных элементов неизменен:
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
- информация о поступлениях;
- данные о выбытиях;
- данные об остатках.
Именно эта информация дает возможность использовать платежный календарь как аналитический инструмент.
Этапы составления платежного календаря
Процедуру составления бюджетного календаря можно разделить на три основных этапа:
- бюджетирование в рамках БДДС;
- формирование правил осуществления выплат;
- автоматизация процедуры составления платежного календаря.
На этапе создания БДДС осуществляется разработка структуры бюджета, выявляются объемы и даты денежных поступлений и необходимых расходов. Эта процедура проводится в тесном взаимодействии с представителями ЦФО. Возможно применение сценарного планирования. По каждому виду деятельности проводится расчет чистого денежного потока (ЧДП).
Один из обязательных результатов этого этапа – сбалансированный график поступлений и выплат, исключающий возникновение «кассовых разрывов». На этом же этапе нужно выявить резервы незадействованных денежных средств и принять решение об их использовании (на основе имеющихся возможностей и оценки рисков деятельности предприятия).
При формировании правил осуществления выплат необходимо точно определить полномочия и компетенции инициаторов платежей, механизм подачи заявок, их утверждения или отклонения. В этот момент регламентируется процедура составления реестра платежей на день и неделю, закрепляется перечень «защищенных» статей, а также процедура согласования сверхлимитных затрат.
Как правило, используется следующий алгоритм осуществления платежа:
- внесение соответствующей заявки инициатором;
- проверка соответствия платежа утвержденному платежному календарю (руководителем ЦФО или финансовой службой);
- согласование отклонений от бюджета при возникновении таковых;
- согласование платежа с финансовой службой;
- передача указания на осуществление платежа в бухгалтерию.
На третьем этапе нужно автоматизировать прохождение информационных потоков, связанных с составлением платежного календаря, осуществлением платежей и приходом поступлений денежных средств. В данном случае нужно изучить используемые базы данных 1С, регламентировать внутренние аналитические формы и режимы доступа к информации. При небольших масштабах деятельности удается ограничиться использованием корпоративной электронной почты и Excel.
Пример формирования платежного календаря в Excel
Представляет собой основной оперативный финансовый план организации или план денежного оборота. В процессе его составления все денежные расходы подкрепляются реальными источниками денежных поступлений. Платежный календарь отражает реальные денежные потоки по приходу и расходу денежных средств и финансовых ресурсов.
Оперативное финансовое планирование включает составление и исполнение платежного календаря.
В процессе составления платежного календаря решаются следующие задачи:
- организация учета временного сопряжения денежных поступлений и предстоящих расходов организации;
- формирование информационной базы о движении денежных притоков и оттоков;
- ежедневный учет изменений в информационной базе;
- анализ неплатежей (по суммам и источникам возникновения) и организации конкретных мероприятий по их преодолению;
- расчет потребности в краткосрочном кредите при временном несовпадении денежных поступлений и исполнения обязательств и оперативное приобретение заемных средств;
- расчет (по суммам и срокам) временно свободных денежных средств организации;
- анализ финансового рынка с позиции наиболее надежного и выгодного размещения временно свободных денежных средств организации.
Первым разделом календаря является его расходная часть, отражающая все предстоящие расчеты и перечисления средств, вторым — доходная часть.
Соотношение между обеими частями платежного календаря должно быть таким, чтобы обеспечивалось их равенство , либо, что еще лучше, превышение доходов и поступлений над расходами и отчислениями. Превышение расходов над поступлениями свидетельствует о снижении возможностей организации в покрытии предстоящих расходов. В таком случае следует часть первоочередных платежей перенести на другой календарный период, ускорить по возможности отгрузку и реализацию продукции, принять меры по изысканию дополнительных источников.
При составлении платежного календаря используются данные учета операций по расчетному счету в банке, сведения о срочных и просроченных платежах поставщикам, а также учитываются график отгрузки продукции и передача платежных документов в банк, финансовые результаты реализации продукции, плановые взносы в бюджет налога на прибыль, имущество и другие , отчисления в социальные внебюджетные фонды, состояние расчетов с дебиторами и кредиторами.
Пример платежного календаря
Расчет потребности в краткосрочном кредите
При недостатке денежных средств можно использовать в качестве источника финансовых ресурсов краткосрочный кредит .
Расчет потребности в краткосрочном кредите проводится в случае, когда по данным платежного календаря организация испытывает недостаток в денежных средствах. Алгоритм расчета потребности в краткосрочном кредите представлен в табл. 3.5.
Таб. 3.5. Платежный календарь при расчете потребности в кредите
По данным платежного календаря видно, что организация испытывает недостаток денежных средств в начале месяца. До поступления ожидаемых средств от заказчика за выполнение работы общий дефицит средств составляет 10221 тыс. руб. Платежный календарь с учетом получения кредита в размере 10500 тыс. руб. сроком на 5 дней приведен в табл. 3.6.
Исходя из данных платежного календаря можно определить определенный срок кредитования — 5 дней. На пятый день кредитования можно полностью погасить полученный кредит и проценты за пользование заемными средствами. Проценты рассчитываются по формуле:
Допустим Р = 13%, тогда сумма процентов, подлежащих уплате, будет равна 10500 · 0,13 · 5: 365 = 18,5 (тыс. руб.). Таким образом, с расчетного счета на пятый рабочий день месяца уйдет 12618,7 тыс. руб. (10500 (кредит) + 18,7 (проценты за кредит) + 2100 (текущие расходы)), а в распоряжении организации останется 560,3 тыс. руб.
Таб. 3.6. Платежный календарь с учетом получения кредитаПлатежный календарь в «1С:Бухгалтерия 8» отображает:
- планируемые финансовые поступления за проданные товары, выполненные работы, предоставленные услуги и др.;
- планируемые расчеты с поставщиками, выплата заработной платы, отчисления в бюджет и др.;
- просроченные платежи с поставщиками и подрядчиками, клиентами, сотрудниками, контролирующими органами и др.;
- денежные средства в пути – отосланные, но не зачисленные на счет получателя;
- остатки денежных средств на счетах на начало и конец периода.
Планируемый срок поступления и расходования денежных средств отображается в «Платежном календаре» на основании ожидаемой даты. Ожидаемая дата поступления устанавливается в счетах покупателям и документах реализации товаров, работ и услуг. Ожидаемая дата расходования устанавливается в счетах от поставщиков и документах поступления товаров, работ и услуг (рис. 1-1.1).
Если не указать ожидаемую дату платежа, то данные из документа в платежный календарь не попадут.
Рисунки 1-1.1 - Ожидаемая дата платежа в первичных документах
Данные об ожидаемых платежах отображаются в «Платежном календаре» до момента оплаты, т.е. до формирования и проведения документа «Поступление на расчетный счет» или «Поступление наличных (в кассу)» , «Списание с расчетного счета» или «Выдача наличных (из кассы)» . При частичном погашении обязательств, в табличной части «Платежного календаря» отображается сумма остатка долга.
Для использования функции планирования следует установить соответствующие галочки в разделе «Функциональность программы» (рис.2).
Рисунок 2 - Настройка планирования платежей
Настроить сроки оплаты поставщикам и покупателями можно через раздел «Администрирование» в подразделе «Параметры учета» (рис. 3-3.1). Сроки, установленные в параметрах учета, могут быть изменены в каждом конкретном счете или документе поступления/реализации товаров, работ, услуг.
Рисунки 3-3.1 - Установка планируемых сроков оплаты покупателями и поставщикам
Доступ к Платежному календарю осуществляется через раздел «Руководителю» в группе «Планирование» (рис. 1). Платежный календарь формируется на произвольный период, указанный в днях. Доступен отбор по справочнику «Организации». Каждый раздел выделен соответствующим цветом, что обеспечивает удобство при работе с табличной частью отчета.
Рисунок 4 - Форма Платежного календаря
Для получения информации об остатках денежных средств в разрезе наличных и безналичных счетов предприятия необходимо перейти по гиперссылке «Остаток денег» . При переходе открывается форма «Остатки денежных средств» на текущую дату (рис. 5), в которой отображается информация в разрезе денежных счетов, их размещения и валют.
Рисунок 5 - Отображение остатков денежных средств
Платежный календарь в 1С:Бухгалтерии 8 редакции 3.0 включает в себя следующие разделы:
Оплата от покупателей
Раздел отображает информацию об ожидаемых поступлениях денежных средств (ДС). Источником информации служат документы системы:
- счет покупателю;
- реализация (акты, накладные);
- оказание производственных услуг;
- передача основных средств;
- передача нематериальных активов.
Задолженности на начало периода формирования «Платежного календаря» отображаются в остатках (рис. 6).
Рисунок 6 - Информация о задолженности и планируемых поступлениях по взаиморасчетам с покупателями
Детализировать информацию о просроченных и планируемых платежах покупателей можно посредством перехода в форму «Ожидаемая оплата от покупателей» (рис. 7).
Рисунок 7 - Отображение ожидаемой оплаты от покупателей
Обратите внимание! Если по одной хозяйственной операции была отражена цепочка документов, например, Счет покупателю - Реализация (акты, накладные), с отличными либо одинаковыми данными, то при формировании формы «Ожидаемая оплата от покупателей» сумма будет отражена несколько раз по разным документам. При этом в самом «Платежном календаре» сумма будет отражена по информации из первого документа в цепочке.
К примеру, по контрагенту «БАР Дионис» в программу ведены 2 документа:
- Счет покупателю на сумму 102 500,00 руб., срок оплаты 28.06.17.
- Реализация (акты, накладные) на сумму 99 000,00 руб., срок оплаты 29.06.17.
В «Платежном календаре» информация отражена по документу Счет покупателю 102 500 руб. (поскольку он является первым в цепочке). При этом в форме «Ожидаемая оплата от покупателей» (форма вызывается из Платежного календаря) отражены обе суммы (102 500 руб. и 99 000 руб.) по двум документам и с разными датами.
В форме можно изменить срок оплаты по контрагенту. Для этого необходимо в табличной части выделить Контрагента и нажать «Изменить срок оплаты» . После изменения срока нажимаем кнопку «ОК» и обновляем форму.
Двойной клик по строке «Ожидаемая оплата от покупателей» открывает документ-основание для просмотра и редактирования.
В форме «Ожидаемая оплата от покупателя» для оповещения Контрагента о просроченном платеже предназначена кнопка «Напомнить». Кликом по этой кнопке создается письмо контрагенту с напоминанием о платеже.
Прочие поступления
Раздел отображает информацию о денежных средствах находящихся в пути, переводах и продажах по платежным картам (рис. 8). Источником информации являются документы:
- ПКО и РКО с видом документа «Инкассация» .
- Списание с расчетного счета с видом «Прочее списание» . Счет учета 57.22 или 57.02.
- «Отчет о розничных продажах» с видом «Оплата проданных товаров платежной картой автоматизированной торговой точке (рознице)».
Рисунок 8 - Отображение прочих поступлений
Налоги и взносы
Раздел включает платежи в бюджет. Источником информации являются задачи по уплате налогов из «Списка задач» :
- налоги;
- сборы;
- страховые взносы;
Задачи создаются автоматически в системе на основании начисленных налогов, подготовленных деклараций и отчетов (рис. 9).
Рисунок 9 - Отображение информации о налогах и взносах
Сроки уплаты налогов и взносов отображаются в соответствии регламентом действующего законодательства.
Обратите внимание! В Платежном календаре отображается вся сумма задолженности по налогам накопительным остатком (просроченные + планируемые).
Рисунок 10 - Отображение списка задач и их статуса
Если по платежу не определены суммы, то в табличной части отображается знак "–". При этом ячейка содержит указание на то, что необходимо для определения суммы платежа. Клик по ячейке позволяет открыть форму для отображения расчета и уплаты соответствующего налога (рис. 11).
Рисунок 11 - Информация о расчете и уплате налога на прибыль
Платежи поставщикам
Раздел содержит информацию о запланированных платежах поставщикам. Источником информации являются документы:
- Счет от поставщика.
- Поступление (акты, накладные).
- Поступление доп. расходов.
- Поступление НМА.
Информация о просроченных платежах отображается в начальных остатках (рис. 12).
Рисунок 12 - Информация о взаиморасчетах с поставщиками в «Платежном календаре»
Обратите внимание! Если по одной хозяйственной операции была отражена цепочка документов (например, "Счет покупателю - Реализация"), но эти документы не связаны между собой (т.е. вводились не «на основании», а отдельно), то в «Платежном календаре» будут отражаться данные, указанные во всех документах. Т.е. возможно дублирование записей по одной хозяйственной операции .
Также в «Платежном календаре» отображаются помеченные на удаление платежные поручения . Проверить связь между документами можно из журнала документов либо из самого документа посредством формы «Связанные документы».
Если в базе была отображена оплата по счету и введен документ «Списание с расчетного счета» на всю сумму платежа, то счету присваивается статус «Оплачен» и он в Платежном календаре не отображается. Но если документ «Списание с расчетного счета» был помечен на удаление, то у счета остается статус «Оплачен» и он не отражается в Платежном календаре. В такой ситуации, чтобы счет отражался в Платежном календаре, необходимо вручную в счете поменять статус на «Не оплачен».
Детализировать информацию о просроченных и планируемых платежах можно посредством перехода по соответствующей гиперссылке в форму «Оплата поставщикам» (рис.13).
Рисунок 13 - Отображение информации об оплате поставщикам
В этой же форме можно изменить срок оплаты по контрагенту или группе контрагентов. Для этого необходимо выделить соответствующего контрагента и нажать на кнопку «Изменить срок оплаты». После изменения срока нажимаем кнопку «ОК» и обновляем форму (нажимаем кнопку «Обновить»).
Клик по строке «Оплата поставщикам» открывает для просмотра и редактирования соответствующий документ-основание.
В форме «Оплата поставщикам» можно создать платежные поручения, кликнув на кнопку «Создать платежные поручения» . При нажатии данной кнопки выводится платежное поручение для просмотра и редактирования.
При создании платежных поручений для группы контрагентов, в экранной форме программы выдоиться журнал «Платежные поручения» . В журнале можно открыть и отредактировать уже созданные платежные поручения по соответствующим контрагентам.
Из табличной части «Платежного календаря» можно открыть документ, на основании которого была отражена задолженность перед поставщиком.
Зарплата
Раздел заполняется на основе остатков начисленной, но не выплаченной зарплаты (рис. 14). Источником информации являются задачи по выплате зарплаты из «Списка задач» . Задачи создаются автоматически в системе на основании документа «Начисление зарплаты» .
Рисунок 14 - Отображение информации о зарплате
Сроки выплаты зарплаты отображаются в соответствии регламентом действующего законодательства.
Рисунок 15 - Отображение задач по выплате зарплаты
Обратите внимание! В cписке задач отображается начисление зарплаты во всех месяцах, в которых должна была производиться выплата зарплаты, даже если в базе нет документа «Начисление зарплаты» .
Если документ «Начисление зарплаты за Х месяц» был помечен на удаление, то при переходе из Списка задач на «Зарплата за Х месяц» с документа «Начисление зарплаты за Х месяц» автоматически снимается пометка на удаление и он проводится.
Если документ «Начисление зарплаты за Х месяц» не был проведен, то при переходе из Списка задач на «Зарплата за Х месяц» документ «Начисление зарплаты за Х месяц» автоматически проводится.
Если документ «Начисление зарплаты за Х месяц» не был создан, то при переходе из Списка задач на «Зарплата за Х месяц» документ «Начисление зарплаты за Х месяц» автоматически создается и проводится.
Клик по ячейке, в которой указан планируемый платеж по выплате зарплаты, позволяет открыть форму для отображения расчета и выплаты зарплаты, а также уплаты НДФЛ (рис. 16).
Рисунок 16 - Отображение расчета зарплаты и уплаты НДФЛ
Периодические платежи
Данный раздел заполняется на основании задач, сформированным по правилам регулярных платежей. Здесь отображаются регулярные платежи (отличные от уплаты обязательных платежей и зарплаты), например: арендная плата, коммунальные платежи и т.д. (рис. 17).
Заинтересовал платежный календарь в 1С:Бухгалтерия?
Узнайте подробности покупки и внедрения данной программы!
Обсудить внедрение
Платежный календарь – это важный инструмент для эффективного управления денежными средствами предприятия. Чаще всего его формируют в Excel. Читайте, как составить платежный календарь и сохраняйте себе пример в Excel.
Финансовый директор, стремящийся к увеличению стоимости компании, не может оставить без внимания платежный календарь, поскольку это безрисковый способ заработать дополнительные средства, укрепить финансовую дисциплину и обнаружить проблемные зоны в структуре денежного оборота.
Зачем нужен платежный календарь
Платежный календарь в Excel – основной инструмент в системе оперативного финансового планирования. Он помогает решить, прежде всего, следующие важные задачи:
- прогнозирование кассовых разрывов: позволяет снизить объем привлекаемых заемных средств или разработать меры по восстановлению требуемого уровня ликвидности без привлечения внешнего финансирования.
- максимизация процентного дохода: получить дополнительные несколько процентов от размещения временно свободных денежных средств в краткосрочном депозите вместо начисления процента на остаток.
- анализ платежной дисциплины покупателей / дебиторов: выявление ненадежных плательщиков с помощью регулярного мониторинга отложенных поступлений.
Как автоматизировать платежный календарь с помощью Excel
Скачайте Excel-модель, чтобы автоматизировать всю работу по ведению и наполнению платежного календаря, а также реестра платежей. Средним компаниям могут понадобиться небольшие корректировки, например изменение состава статей поступления и выбытия средств. Крупным предприятиям модель пригодится в качестве прототипа будущего модуля управления текущими платежами комплексной информационной системы.
Как составить платежный календарь в Excel. Пример
Перед тем, как сформировать платежный календарь, требуется сделать два ключевых шага для разработки структуры шаблона: определить формат ввода данных и разработать интерфейс для комфортного мониторинга. Для этого потребуется два рабочих листа.
Лист «База данных»
Чтобы свести к минимуму количество случайных ошибок (опечаток), следует фиксировать данные в виде отдельных операций с уникальным набором аналитик. Стандартный набор в целях ведения управленческого учета состоит из 10 аналитик:
- движение денежных средств – поступление или оплата (см. также, );
- дата операции;
- сумма;
- статья операции;
- код статьи;
- комментарий (пояснение/расшифровка в свободной форме);
- контрагент;
- раздел (крупный раздел учета, к которому относится операция);
- проект;
- центр финансовой ответственности (ЦФО) .
Заданный набор полей легко можно дополнить в случае необходимости (номер договора, НДС, счет, инициатор и другие).
Аналогичные операции добавляются элементарным копированием и незначительной корректировкой (дата, сумма, контрагент). Значения всех аналитик (за исключением полей «Сумма», «Комментарий») ограничиваются списками, чтобы избежать дублирования наименований. А в случае с наименованием «Статьи» и «Кода статьи», привязываются через функцию «ВПР». Таким образом, добавление новой операции отнимает всего несколько секунд. В шапке таблицы с наименованием аналитик устанавливаются фильтры, что позволяет выбрать несколько аналитик и сформировать требуемый массив данных (рис. 1).
Рисунок 1 . Пример базы данных для платежного календаря (кликните, чтобы увеличить)
Лист «Прогноз ликвидности»
Лист «База данных» при всей его универсальности с широким диапазоном информации является лишь отличным помощником в структуре календаря платежей, пример которого мы разбираем. Основная роль отведена графику прогноза ликвидности (рис. 2). Визуально это стандартный отчет о движении денежных средств, но с временным шагом в один день. Каждая операция из базы данных находит свое место в матрице прогноза ликвидности. Перенос данных осуществляется через формулу «СУММЕСЛИМН» с заданными параметрами по коду статьи и дате. Таким образом, любая новая операция автоматически отражается в графике, при этом исключена ситуация, когда данные не транслируются из-за ошибок ввода – в данной модели таких проблем нет, так как ключевые аналитики задаются через списки, а значит, любая операция найдет свое место на графике ликвидности.
Рисунок 2 . Пример составления прогноза ликвидности в платежном календаре
Горизонт и периодичность формирования платежного календаря в Excel
Предложенный образец платежного календаря в Excel может выходить за рамки привычного горизонта планирования в один месяц, поскольку порядок ввода позволяет идентифицировать любую операцию. Вполне допустимо осуществлять мониторинг вплоть до квартала, однако в этом случае существует значительная зависимость качества прогноза от принципов планирования, действующих на предприятии. В ситуации, когда у организации налажен процесс систематического обновления плановых данных на всех ЦФО, горизонт ликвидности длинною в квартал может быть качественным и полезным для принятия управленческих решений.
Периодичность формирования может различаться – в зависимости от назначения календаря платежей в системе финансового менеджмента компании, но при этом обновление данных должно проводиться не реже одного раза в неделю, в противном случае информативность и актуальность прогноза будет снижаться до уровня стандартного отчета об исполнении .
Как контролировать исправления в платежном календаре с помощью Excel
Если платежный календарь в Excel ведут несколько человек, отслеживать их правки поможет специальный журнал изменений. Благодаря ему вы сможете контролировать:
- кто внес правки – имя пользователя (учетная запись);
- что исправили – адрес измененной ячейки, лист;
- как исправили – значение ячейки до изменения и после;
- когда – дата и время правок.
Кроме того, журнал изменений можно скрыть от посторонних глаз.
Что учесть при формировании платежного календаря
Существенным недостатком платежного календаря считается невозможность (ограниченная возможность) многопользовательского доступа. К сожалению, сегодня не существует технического решения для устранения данной проблемы. Однако этот барьер успешно преодолевается за счет передачи полномочий по ведению календаря в руки опытному сотруднику планово-экономического отдела или казначейства. Плюсы такого подхода очевидны: наличие единственного пользователя системы снизит количество ошибок до минимального уровня, хотя и будет отнимать существенную долю рабочего времени.
В отличие от бюджетной кампании, когда каждый центр финансовой ответственности формирует свой план раз в год и ежеквартально корректирует, платежный календарь требует регулярного обновления – еженедельно или чаще). Формализованный сбор информации со всех ЦФО может быть затруднен, поэтому экономисты должны быть глубоко погружены в ситуацию с оборотом денежных средств по всем направлениям.
Поступления
Прогнозирование входящих денежных потоков от продаж, безусловно, самый сложный участок работы. При большом количестве мелких стабильных клиентов возможно применение простейшего метода оценки – средней арифметической, когда планируемый объем поступлений за несколько периодов делится на количество периодов. Данные можно актуализировать с помощью ряда косвенных факторов (сезонность, динамика отрасли / рынка, влияния текущей стадии жизненного цикла компании / стратегии). Точность планирования усложняется при наличии нескольких крупных клиентов. В данной ситуации следует воспользоваться методом экспертной оценки. Суть ее заключается в том, что по каждой сумме определяется вероятность ее получения в трех сценариях (консервативный, оптимистический, пессимистический) и затем выводится среднее взвешенное с учетом удельной доли каждого сценария.
Платежи
Определение даты многих платежей осуществляется без участия инициаторов оплаты. Полезно использовать эмпирические данные, особенно по известным и давним поставщикам. Кроме того, удачным дополнением будет регулярный мониторинг крайних сроков оплат по действующим контрактам (инициаторы платежей имеют устойчивую привычку указывать даты оплат раньше допустимого крайнего срока по договору). То же самое касается уплаты налогов. Хорошим приемом может стать практика оплаты некоторых счетов на несколько дней позже допустимого срока. Подобные мелкие хитрости зачастую остаются незамеченными со стороны контрагента, однако не стоит применять подобную тактику в отношении ключевых поставщиков.
Оценка качества планирования в платежном календаре
Измерение эффективности любого планового документа осуществляется посредством оценки качества прогнозирования. Платежный календарь не является исключением. установить предельный целевой показатель отклонения факта от плана в зависимости от специфики бизнеса, периодичности обновления отчета и горизонта планирования. В случае с платежным календарем в Excel, пример которого мы разобрали, следует отметить, что регулярное превышение нормы отклонения сведет полезность такого документа к минимуму, а значит компания не заработает несколько дополнительных процентов.
На практике часто бывает, что неточностью грешат один и те же ЦФО. Одним из вариантов борьбы со слабыми «планировщиками» может стать введение регулярных аналитических докладов для высшего руководства, в котором будет даваться оценка упущенным ресурсам из-за некачественного планирования отдельно взятых ЦФО. Другим способом мотивации ответственных за исполнение бюджетов работников может выступить фиксация допустимых отклонений в карте ключевых показателей эффективности для определения размера годового (квартального) бонуса сотрудника.
Роль платежного календаря в системе управленческого учета
Качественный платежный календарь по праву занимает центральную позицию в системе управленческого учета компании. Безусловно, комплексное использование этого универсального инструмента позволяет расширить границы классического назначения по мониторингу проблем ликвидности. Логичным продолжением заданного вектора по формированию структуры будет автоматическая подготовка план-фактного отчета БДДС. Для этого нужно лишь ввести блок плана движения денег на график (за месяц или за квартал) и сгруппировать данные факта до аналогичного периода. Кроме того, по мере наполнения базы формируется еще один мощный инструмент контроля и анализа – максимально гибкая матрица всех денежных операций предприятия с высокой степенью достоверности данных.
Вложенные файлы
- Пример плаежного календаря в Excel.xlsx
