Как отразить перерасчет ндфл в 6. Перерасчет сумм отпускных
Как выплатить отпускные, удержать с них НДФЛ и страховые взносы, как отразить в форме 6-НДФЛ отпускные, доначисленные из-за пересчета среднего заработка пояснит статья.
Вопрос: У нас сотрудники идут в отпуск с 04 июня, рассчитали отпускные 31 мая, а выплатили 01 июня, у нас в расчетный период не попал май. Обнаружили ошибку только 04 июня.Что теперь делать не знаю, получается не правильно определили средний заработок. Если пересчитать получается одному сотруднику отпускные недоплатили, а другому переплатили. Лучше доплатить отпускные, а у второго удержать из зарплаты? В расчете 6 НДФЛ отразятся начисления некорректно?
Ответ: 1.Если отпускные недоплатили, то сделайте перерасчет и доплатите отпускные.
п. 6 ст. 226 , подп. 1 п. 1 ст. 223 НК).
Доначисленную сумму отпускных в разделе 2 формы 6-НДФЛ отразите как отдельную выплату. То есть в первом блоке укажите отпускные до пересчета, во втором блоке - допдату до отпускных после пересчета.
2. Если отпускные недоплатили, то сделайте перерасчет. Удержать излишне выплаченные отпускные по своей инициативе организация не может. В Трудового кодекса РФ такого основания для удержания нет. Следовательно, организация может только удержать излишне выплаченные отпускные из зарплаты сотрудника по его инициативе. Для этого сотрудник должен написать заявление.
Уменьшение дохода и удержанного НДФЛ в расчете 6-НДФЛ отдельно отражать не нужно. Покажите сразу правильные суммы отпускных после пересчета.
Как выплатить отпускные, удержать с них НДФЛ и страховые взносы
если отпуск начинается с 1-го числа календарного месяца
Отпускные начислите одним из способов: без учета выплат за последний месяц расчетного периода, с учетом выплат по день начисления либо с учетом выплат за последний месяц авансом. После того как закончится месяц, отпускные при необходимости пересчитайте. С доплаты удержите НДФЛ и начислите взносы. Если переплатили отпускные, излишне удержанный НДФЛ можно вернуть или зачесть, а базу по страховым взносам уменьшите на сумму переплаты.
Когда сотрудник уходит в отпуск с 1-го числа, в расчетный период попадает полный месяц перед началом отпуска. Однако отпускные начисляют заранее - работодатель обязан их выплатить за три дня до начала отпуска . Поэтому возникает вопрос, какой заработок за последний месяц расчетного периода брать в расчет. Ведь на дату расчета месяц еще не закончился и сумма начисленного заработка неизвестна. В данной ситуации можно поступить одним из способов.
Вариант 1. Средний заработок рассчитайте без учета выплат за последний месяц расчетного периода. После того как месяц закончится и будет известна сумма начисленных выплат за этот месяц, сделайте перерасчет и доплатите отпускные.
Оклад Кондратьева - 30 000 руб. Помимо оклада, сотрудник получает ежемесячные премии в зависимости от результатов работы.
С 1 июня 2017 года по 30 апреля 2018 года сотруднику начислили суммарно 467 500 руб. Выплаты за май бухгалтер при расчете не учитывает.
Количество учитываемых календарных дней в неполном расчетном периоде с 1 июня 2017 года по 30 апреля 2018 года равно 322,3 календарных дня (29,3 х 11 мес.).
Средний дневной заработок - 1450,51 руб. (467 500 руб.: 322,3 дн.).
Сумма отпускных составила 20 307,14 руб. (1450,51 руб. х 14 дн.).
29 мая Кондратьеву выплатили отпускные в сумме 17 667,21 руб. НДФЛ в сумме 2640 руб. (20 307,14 руб. х 13%) перечислен в бюджет.
1 июня бухгалтер начислил Кондратьеву зарплату за май в сумме 51 250 руб. С учетом этой выплаты бухгалтер сделал перерасчет отпускных.
Сумма выплат за расчетный период составила 518 750 руб. (467 500 руб. + 51 250 руб.).
Средний дневной заработок равен 1475,40 руб. (518 750 руб.: 12 мес.: 29,3 дн.).
Сумма отпускных составила 20 655,60 руб. (1475,40 руб. х 14 дн.). НДФЛ с отпускных - 2685 руб. Сумма к выплате - 17 970,60 руб. Таким образом, сумма отпускных к доплате - 303,39 руб. (17 970,60 руб. - 17 667,21 руб.). Эту сумму Кондратьеву доплатили 2 июня. В этот же день бухгалтер перечислил в бюджет НДФЛ с доплаты в сумме 45 руб. Также доплату бухгалтер включил в облагаемую базу по страховым взносам в июне.
Вариант 2. Выплаты за последний месяц расчетного периода включайте в расчет среднего заработка в сумме, начисленной по день выплаты отпускных. После того как месяц закончится и заработок за этот месяц будет известен, сделайте перерасчет отпускных.
Расчетный период - с 1 июня 2017 года по 31 мая 2018 года. Исключаемых из расчетного периода дней не было.
С 1 июня 2017 года по 30 апреля 2018 года сотруднику начислили суммарно 467 500 руб. При расчете отпускных бухгалтер учел зарплату за май за период с 1 по 28 мая в сумме 25 500 руб. Таким образом, заработок за расчетный период составил 493 000 руб. (467 500 руб. + 25 500 руб.).
Средний дневной заработок - 1402,16 руб. (493 000 руб.: 12 мес.: 29,3 дн.).
Сумма отпускных составила 19 630,24 руб. (1402,16 руб. х 14 дн.).
29 мая Кондратьеву выплатили отпускные в сумме 17 087,24 руб. НДФЛ в сумме 2552 руб. (19 630,24 руб. х 13%) перечислен в бюджет.
1 июня бухгалтер начислил Кондратьеву зарплату за май в сумме 30 000 руб. С учетом этой выплаты бухгалтер сделал перерасчет отпускных.
Сумма выплат за расчетный период составила 497 500 руб. (467 500 руб. + 30 000 руб.).
Сумма отпускных составила 19 809,44 руб. (1414,96 руб. х 14 дн.). НДФЛ с отпускных - 2575 руб. Сумма к выплате - 17 234,44 руб. Таким образом, сумма отпускных к доплате - 147,20 руб. (17 234,44 руб. - 17 087,24 руб.). Эту сумму Кондратьеву доплатили 2 июня. В этот же день бухгалтер перечислил в бюджет НДФЛ с доплаты в сумме 23 руб. (2575 руб. - 2552 руб.). Также доплату бухгалтер включил в облагаемую базу по страховым взносам в июне.
Вариант 3. Зарплату за последний месяц расчетного периода рассчитайте авансом и учтите его в полной сумме при расчете среднего заработка. Если после расчета зарплаты за месяц заработок уменьшится, сделайте перерасчет. Сумму излишне выплаченных отпускных удержите из зарплаты за следующий месяц. Этот способ удобен для расчета отпускных сотрудникам на окладе. Если сотрудник отработает полностью все дни, перерасчет отпускных после окончания месяца делать не придется.
Оклад Кондратьева - 30 000 руб. Он уходит в отпуск с 1 июня 2018 года на 14 календарных дней.
Расчетный период - с 1 июня 2017 года по 31 мая 2018 года. Исключаемых из расчетного периода дней не было.
С 1 июня 2017 года по 30 апреля 2018 года сотруднику суммарно начислили 467 500 руб. При расчете отпускных бухгалтер учел зарплату за май в сумме месячного оклада - 30 000 руб. То есть включил оклад за полный месяц авансом. Таким образом, заработок за расчетный период составил 497 500 руб. (467 500 руб. + 30 000 руб.).
Средний дневной заработок равен 1414,96 руб. (497 500 руб.: 12 мес.: 29,3 дн.).
Сумма отпускных составила 19 809,44 руб. (1414,96 руб. х 14 дн.). НДФЛ с отпускных - 2575 руб. Сумма к выплате - 17 234,44 руб. Эту сумму Кондратьеву выплатили 29 мая. В этот же день бухгалтер перечислил в бюджет НДФЛ - 2575 руб.
Последние дни месяца, которые приходятся на период после выплаты отпускных, Кондратьев отработал полностью. Таким образом, сумма зарплаты по итогам месяца равна 30 000 руб. То есть та же сумма, которую бухгалтер включил в расчет среднего заработка авансом. Поэтому перерасчет отпускных делать не нужно.
НДФЛ и страховые взносы
Если в результате перерасчета получилась сумма отпускных к доплате, НДФЛ удержите при ее выплате. Перечислите налог в бюджет не позднее последнего дня месяца, в котором выплачена доплата (п. 6 ст. 226 , подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Также сумму доплаты нужно включить в облагаемую базу по страховым взносам в том месяце, когда ее начислили.
На сумму доплаты вам придется выплатить сотруднику компенсацию за несвоевременную выплату (). Кроме того, за неполную выплату в срок отпускных компанию и должностных лиц могут оштрафовать (п. 6 ст. 5.27 КоАП).
Если в результате перерасчета выяснилось, что вы излишне выплатили отпускные, получился излишне удержанный НДФЛ и излишне начисленные страховые взносы. НДФЛ к уплате в бюджет по итогам того месяца, когда сделали перерасчет, рассчитайте с зачетом налога, излишне удержанного с отпускных (п. и ст. 226 НК). То есть перечисляйте в бюджет разницу между НДФЛ, начисленным с доходов сотрудника, и сторнированным НДФЛ, ранее удержанным с суммы излишне выплаченных отпускных. А по страховым взносам уменьшите облагаемую базу и скорректируйте суммы взносов - делайте это в прошлом периоде, а не в текущем. Также обязательно подавать уточненный ЕРСВ (письмо ФНС от 11.10.2017 № ГД-4-11/20479).
Новый способ расчета отпускных для отпуска с 1-го числа
Доплата отпускных
При любом способе расчета отпускных для отпуска с 1-го числа есть риск пересчета и назначения доплаты. Пересчитать отпускные вы можете сразу по окончании последнего месяца расчетного периода. Покажем на примере, как рассчитать доплату, а далее — как удержать с нее НДФЛ.
НДФЛ с доплаты отпускных
Доплата отпускных облагается НДФЛ как основная сумма отпускных. День получения дохода — дата выдачи денег, а крайний срок уплаты НДФЛ — последнее число месяца, в котором работник получил доплату (п. 1 ст. 223 и п. 6 ст. 226 НК). Это правило действует даже в том случае, когда работник получил доплату вместе с зарплатой за вторую половину месяца. Записи в 6-НДФЛ по доплате отпускных смотрите в примере 4.
НДФЛ с доплаты отпускных
А.Ю. Другова отработала в мае 19 рабочих дней. 29 мая она получила отпускные в сумме 15 015,42 руб.
По окончании мая бухгалтер начислил работнице зарплату в сумме 30 400 руб. и доплату отпускных в сумме 182,28 руб., перечислил их работнице на зарплатную карту 5 июня 2018 года за вычетом НДФЛ.
Как заполнить раздел 2 формы 6 НДФЛ за II квартал 2018 года по НДФЛ с основной суммы отпускных, доплаты и зарплаты за май?
Решение
Раздел 2 бухгалтер заполнит так, как показано на образце ниже.
Образец. Фрагмент раздела 2 формы 6-НДФЛ
Как отразить в форме 6-НДФЛ отпускные, доначисленные из-за пересчета среднего заработка
Доначисленную сумму отпускных в разделе 2 формы 6-НДФЛ отразите как отдельную выплату. В разделе 1 показывайте общую сумму с учетом перерасчета.
Допустим, бухгалтер не включил в расчет среднего заработка какую-то выплату. Не учел годовую премию, начисленную уже после начала отпуска . В этом случае сумму отпускных нужно пересчитать и разницу доплатить сотруднику. А не позднее последнего дня того же месяца направить в бюджет НДФЛ с доплаты (п. 6 ст. 226 НК).
Сумму доначисленных отпускных в разделе 2 расчета 6-НДФЛ показывайте отдельно от суммы до пересчета. У нее другая дата выплаты, а доходы в виде отпускных признают именно на дату выдачи (письмо Минфина от 26.01.2015 № 03-04-06/2187). В форме 6-НДФЛ для выплат с разными датами отдельные строки. А в разделе 1 доходы показывают нарастающим итогом. Поэтому отразите в нем общую сумму отпускных с учетом перерасчета (письмо ФНС от 24.05.2016 № БС-4-11/9248).
Пример, как отразить в расчете 6-НДФЛ доплату по отпускным
Сотрудник уходит в отпуск 2 февраля 2018 года. Бухгалтер рассчитал отпускные в сумме 100 000 руб. Отпускные выплатили сотруднику 29 января 2018 года в сумме 87 000 руб. НДФЛ в сумме 13 000 руб. перечислили в бюджет 31 января 2018 года.
1 февраля бухгалтер сделал перерасчет отпускных с учетом годовой премии. В результате величина среднего заработка увеличилась. Бухгалтер пересчитал отпускные.
Сумма доплаты составила 5000 руб. Сумма НДФЛ с доплаты - 650 руб. Доплату в размере 4350 руб. (5000 руб. - 650 руб.) бухгалтер выплатил сотруднику 2 февраля 2018 года. НДФЛ в сумме 650 руб. перечислен в бюджет 28 февраля.
В расчете 6-НДФЛ за I квартал бухгалтер отразил отпускные так.
В разделе 1 по строкам:
020 «Сумма начисленного дохода» 105 000 руб.;
- 040 «Сумма исчисленного налога» 13 650 руб. (105 000 руб. х 13%);
- 070 «Сумма удержанного налога» 13 650 руб.
В разделе 2 по строкам:
Основная сумма отпускных:
100 «Дата фактического получения дохода» 29.01.2018;
- 110 «Дата удержания налога» 29.01 2018;
- 120 «Срок перечисления налога» 31.01.2018;
- 130 «Сумма фактического полученного дохода» 100 000 руб.;
- 140 «Сумма удержанного налога» 13 000 руб.
Доплата отпускных по результатам перерасчета:
100 «Дата фактического получения дохода» 02.02.2018;
- 110 «Дата удержания налога» 02.02 2018;
- 120 «Срок перечисления налога» 28.02.2018;
- 130 «Сумма фактического полученного дохода» 5000 руб.;
- 140 «Сумма удержанного налога» 650 руб.
Как отразить в форме 6-НДФЛ уменьшение ошибочно начисленных доходов
Уменьшение дохода и удержанного НДФЛ в расчете 6-НДФЛ отдельно отражать не нужно. Покажите сразу правильные суммы либо в первичном отчете, либо в уточненном - зависит от того, когда обнаружили ошибку. Если налоговая инспекция потребует пояснить, почему уплаченный НДФЛ меньше удержанного, подготовьте пояснение .
Ошибку допустили и исправили в одном и том же квартале. Расчет 6-НДФЛ сдают по окончании квартала. Поэтому если в том же квартале ошиблись, то в отчете укажите суммы доходов и НДФЛ уже пересчитанные, правильные. Особым образом отражать корректировку не нужно. Такого требования нет в Порядке , утвержденном приказом ФНС России от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11/450 . В учете ошибку поправьте в том месяце, когда ее допустили. В разделе 1 отразите сумму дохода уже с учетом перерасчета (письмо ФНС России от 24 мая 2016 г. № БС-4-11/9248).
Ошибку обнаружили после закрытия отчетного квартала . В этом случае придется составить уточненные расчеты за все кварталы, по которым вы уже отчитались до того, как обнаружили ошибку (письма ФНС России от 21 июля 2017 № БС-4-11/14329, от 15 декабря 2016 № БС-4-11/24062). Например, ошибку допустили в январе, а нашли ее после того, как сдали 6-НДФЛ за девять месяцев. В этом случае подайте уточненные расчеты за I квартал, полугодие и девять месяцев.
В бухучете излишне начисленный доход и излишне удержанную сумму НДФЛ сторнируйте в том месяце, когда исправили ошибку.
Пример, как заполнить 6-НДФЛ, если организация уменьшила в учете ошибочно начисленный доход
Бухгалтер организации «Альфа» 16 января 2018 года выплатил А.С. Кондратьеву отпускные в сумме 2000 руб. В этот же день бухгалтер удержал НДФЛ в размере 260 руб. (2000 руб. х13%). Сумма налога с отпускных перечислена в бюджет 31 января 2018 года.
12 марта 2018 года бухгалтер обнаружил, что Кондратьеву была начислена лишняя сумма отпускных. По расчету Кондратьеву полагается не 2000 руб., а только 1200 руб. А НДФЛ, который нужно удержать из этой суммы, - 156 руб. (1200 руб.х 13%). Бухгалтер уведомил Кондратьева об ошибке. Сотрудник согласился, и излишне выплаченную сумму отпускных удержали из его зарплаты за март.
Права на стандартные вычеты Кондратьев не имеет.
В учете организации сделаны следующие записи:
В январе:
Дебет 20 Кредит 70
- 2000 руб. - начислены отпускные Кондратьеву;
- 260 руб. - удержан НДФЛ из отпускных;
Дебет 70 Кредит 50
- 1740 руб. - выданы отпускные из кассы;
- 260 руб. - перечислен НДФЛ в бюджет.
Дебет 20 Кредит 70
- 800 руб. (2000 руб. - 1200 руб.) - сторнирована излишне начисленная сумма отпускных;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
- 104 руб. (800 руб. х 13%) - сторнирована излишне удержанная сумма НДФЛ;
Дебет 73 субсчет «Излишне выплаченные отпускные» Кредит 70
- 696 руб. - излишне выплаченная сумма отпускных отнесена на расчеты с персоналом по прочим операциям;
Дебет 20 Кредит 70
- 20 000 руб. - начислена зарплата Кондратьеву за март;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
- 2600 руб. - удержан НДФЛ из зарплаты за март;
Дебет 70 Кредит 73 субсчет «Излишне выплаченные отпускные»
- 696 руб. - удержаны излишне выплаченные отпускные (по заявлению Кондратьева).
Зарплата за март выдана в апреле 2017 года. В учете сделаны записи:
Дебет 70 Кредит 50
- 16 704 руб. (20 000 руб. - 2600 руб. - 696 руб.) - выдана зарплата Кондратьеву с учетом удержаний;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51
- 2496 руб. (2600 руб. - 104 руб.) - перечислен в бюджет НДФЛ с зарплаты за март за вычетом излишне перечисленной суммы НДФЛ с отпускных.
Заполняя форму 6-НДФЛ за I квартал, бухгалтер отразил данные по отпускным Кондратьева в январе:
В разделе 1 по строкам:
020 «Сумма начисленного дохода» 1200 руб.;
040 «Сумма исчисленного налога» 156 руб. (1200 руб. х 13%);
070 «Сумма удержанного налога» 156 руб.
В разделе 2 по строкам:
100 «Дата фактического получения дохода» 16.01.2018;
110 «Дата удержания налога» 16.01 2018;
120 «Срок перечисления налога» 31.01.2018;
130 «Сумма фактического полученного дохода» 1200 руб.;
140 «Сумма удержанного налога» 156 руб.
Сумму налога, которую фактически перечислили в бюджет, в расчете 6-НДФЛ не отражают. Но налоговая инспекция фиксирует ее в карточках лицевого счета налогового агента. Поэтому, перечисляя НДФЛ за март, бухгалтер учел переплату января.
Если бы бухгалтер обнаружил ошибку не в марте, а, например, в мае, то пришлось бы сдать уточненный расчет 6-НДФЛ за I квартал, указав в нем правильные данные по отпускным и НДФЛ с них (показатели разделов 1 и 2, перечисленные выше).
Когда можно произвести удержание из зарплаты по инициативе организации
Когда из зарплаты сотрудника можно удержать деньги по инициативе работодателя
По инициативе руководства организации (администрации) из заработка сотрудника можно удержать:
неотработанный аванс, выданный в счет зарплаты;
неизрасходованные и своевременно не возвращенные суммы, выданные под отчет, в связи с переводом на работу в другую местность и т. п.;
излишне выданную зарплату и другие суммы, излишне выплаченные сотруднику в связи со счетной ошибкой или при доказательстве его вины в простое или невыполнении норм труда;
суммы возмещения за неотработанные дни отпуска при увольнении сотрудника до окончания года;
суммы пособий (больничного и пособия по беременности и родам), излишне выплаченные в случае счетной ошибки (например, при подсчете заработка за расчетный период допущена арифметическая ошибка) или неправомерных действий сотрудника (например, сотрудник скрыл сведения, влияющие на размер пособия).
Такие случаи удержаний по инициативе администрации перечислены в статье 137 ТК).
Сотрудник не несет материальной ответственности, если имущество было повреждено при стихийном бедствии, из-за ненадлежащей охраны и т. д. Полный перечень таких ситуаций приведен в статье 239 ТК.
Организация не вправе удерживать из зарплаты сотрудника никакие иные суммы, кроме тех, которые предусмотрены ТК и другими федеральными законами (НДФЛ, удержания по исполнительным листам и т. д.). В частности, по инициативе организации нельзя удержать из зарплаты сотрудника денежные средства для погашения кредита. Такие суммы сотрудник может возместить только по собственной инициативе: либо внеся деньги в кассу организации, либо написав заявление с просьбой удерживать средства из его зарплаты. Аналогичные выводы следуют из писем Роструда от 16.09.2012 № ПР/7156-6-1 и от 18.07.2012 № ПГ/5089-6-1 .
Есть два условия, при которых компания вправе без согласия работника удержать у него излишне выплаченные отпускные. Первое — счетная (арифметическая) ошибка. Второе — действия работника, которые суд признал неправомерными (ст. 137 ТК РФ). В остальных ситуациях для взыскания переплаты нужно согласие сотрудника (определение Верховного суда РФ от 20.01.12 № 59-В11-17). За нарушение этого правила трудовая инспекция вправе оштрафовать компанию на 50 000 рублей (
Бывают ситуации, когда может понадобиться перерасчет в 6-НДФЛ. Это может происходить в случае корректировки декабрьской зарплаты, либо ошибок работников. Каждый работник бухгалтерии должен знать, как в 6-НДФЛ отразить перерасчет и корректировки.
Когда в организации следует пересчитывать ранее начисленный налог? Как отразить перерасчет НДФЛ в форме 6 НДФЛ, и будут ли применены санкции к организации, расскажем обо всем подробно.
Когда нужно выполнять перерасчет
Агенты исчисляют налог нарастающим итогом с начала отчетного года. Перерасчет отчета 6 может подаваться по следующим причинам:
- счетная или техническая ошибка работника бухгалтерии;
- начисление премии или иных выплат за прошлый период;
- изменение окладов в штатном расписании после отправки работника в отпуск;
- отпускные сотруднику начислены некорректно в связи с дополнительным премированием;
- предоставление сотрудником во время отпуска;
- отзыв из отпуска;
- перерасчет в связи с изменением статуса сотрудника, если он стал резидентом РФ или наоборот;
- представление работодателем имущественных вычетов работникам;
- перерасчет в связи с увольнением сотрудника, не отработавшего аванс.
Во всех этих ситуациях происходит не только изменение дохода, но и начисленный НДФЛ. Для этого в декларации необходимо сделать перерасчет и подать документы до того момента, когда расхождения обнаружат налоговики.
Корректировка отчета вследствие сбоя программы
Перерасчет НДФЛ в 6 НДФЛ вследствие технического сбоя программы – это самая простая ситуация, которую исправить совсем несложно. Необходимо оправить в налоговую уточненные расчеты, изменив показатели.
Когда инспекторы получат корректировку, сразу поймут, что к сведению необходимо принимать уточненный перерасчет отчета.
Как отразить пересчет отпускных и начисление премии
В случае перерасчета оплаты труда, изменяется среднемесячный заработок в большую или меньшую сторону. Соответственно, изменяются и суммы перечисления дохода и удержанные при выплате НДФЛ.
Порядок уточнения сведений для случаев уменьшения выплат и налогов регламентирован приказом ММВ 7-11/450@ от 14 октября 2015 г. Последовательность действий должны быть следующей:
- следует представить уточнение за тот период, когда, например, бухгалтер обнаружил, что зарплата работницы начислена с ошибкой. Необходимо сторнировать ошибочные записи и выполнить перерасчет. Соответственно, показатели в 1 разделе также изменятся в строках начисленного (стр. 020) и перечисленного дохода (стр. 130) и НДФЛ (стр. 040);
- выполнить перерасчет НДФЛ за квартал, в котором проводятся корректировки. Это следует отразить только по стр. 070 и стр. 140. Например, для выплаченных в июле отпускных указывается уточненный подоходный указывается только отчете за 9 месяцев и за год;
- когда суммы излишне удержанных налогов не представляется возможным перезачесть в будущем (например, сотрудник уволился), подоходный, который вернули работнику, необходимо отразить по стр. 090;
- даты по стр. 100, 110, 120 корректировке не подлежат.
Когда происходит перерасчет 020 строки отчета нужно не забыть сопоставить сведения с начислениями и размером страховых взносов.
Это важно! Такие удержания из заработной платы регламентированы в статье 137 НК. Для иных удержаний необходимо согласие сотрудника в письменном виде.
Как отразить в отчете доначисление НДФЛ?
Если требуется перерасчет заработка за прошлые кварталы, который повлиял на увеличение отпускных и налогов, в расчете НДФЛ необходимо корректировать стр. 020, 040, 070, 130, 140.
Доплату следует включать в стр. 020 того периода, в котором она была произведена. Это регламентировано в ст. 223 п. 1 подпункт 1 НК.
Нужно ли уточнять 6-НДФЛ в связи с продлением трудового отпуска
Отпуск продлевается в следующих случаях согласно статье 124 ТК:
- если работник болел во время отпуска. Это должно подтверждаться больничным листом;
- сотрудник отозван на исполнение гособязанностей, для которых необходимо освобождение от основной работы;
- иные случаи, предусмотренные законодательными актами.
В данном случае, перерасчет формы делать не нужно, так как начисление отпуска за все дни уже произведено и налог исчислен.
Расчет больничного листка включается в отчет того периода, когда возмещение будет выплачено. Перенос дней отпуска по согласованию с работником возможен на другое время. В данном случае следует сделать перерасчет отпускных и налогов и включить показатели в отчет периода начисления.
Нужно ли уточнять отчет при сокращении отпуска
Работник из отпуска может выйти раньше требуемого срока по нескольким причинам. Одна из них – отзыв по приказу работодателя. В данной ситуации, излишне уплаченный заработок и налоги организация вправе зачесть в счет предстоящих расчетов. Способ внесения корректировочных данных зависит от того, в каком периоде произошел отзыв работника.
Если период отпуска и его прерывание приходятся на один и тот же отчетный период, сумма выплаченных доходов засчитываются как зарплата во втором разделе отчета. Отпускные следует отражать с учетом перерасчета. Если затронут предыдущий период, необходимо подавать уточненный расчет аналогично ситуации уменьшения дохода и НДФЛ.
Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник получил аванс 24.07 в размере 7,00 тыс. руб. и не отработал его. С 25.07 он не появлялся на работе и был уволен 4.10 по статье «за прогулы». Датой фактического получения дохода признается последний день – 31.07. При увольнении ему начислили компенсацию – 54 руб. Бухгалтер удержал ее в счет неотработанного аванса.
Фактически, работник остался должен, а компенсация частично покрыла выданный ранее аванс.
Как показать корректировку? При заполнении формы следует придерживаться следующей последовательности:
- субъекты хозяйствования при выплате аванса не удерживают НДФЛ (ст. 223 п. 2 НК). Получением дохода признается последняя дата этого месяца;
- для данной ситуации датой полученного аванса признается 31.07. Этой же датой субъект хозяйствования должен произвести начисление подоходного;
- удержание НДФЛ необходимо произвести при последующих выплатах (ст. 226 п. 4 НК);
- перечисление НДФЛ в казну следует выполнить не позднее следующего рабочего дня (ст. 226 п. 6 и ст. 6.1 п. 7 НК).
Согласно ст. 210 п. 1 абзац 2 НК и ст. 137 ТК, если принято решение об удержании сумм из заработка физлица, это не должно уменьшить налогооблагаемую базу по подоходному налогу. Это означает, что на начисленную компенсацию за неиспользуемый отпуск необходимо начислить подоходный. Однако, поскольку выплаты не было, то удержать его компания не смогла.
Форма 6 НДФЛ заполняется следующим образом:
- за 1-3 квартал следует включить аванс (в 020) и удержанный с него НДФЛ (в 040);
- датой фактического получения дохода признается 31.07, но перечисления сотруднику не было. Соответственно, налог с дохода не удерживался. Строки 070 и 080 в отношении налога с аванса не заполняются (согласно письмам БС-4-11/11886@ от 01 июля 2016 и БС-4-11/12975@ от 19 июля 2016);
- в октябре следует включить компенсацию в 020, начисленный налог с нее в 040 в отчете за год;
- в годовом отчете налог с компенсации в строку 070 и 080 не включается, поскольку выплаты сотруднику не производились. Соответственно, во 2 разделе данные суммы также не отражаются.
Отражение вычета сотруднику
В случае, когда предоставляется вычет по НДФЛ, сумма налога пересчитывается в сторону уменьшения. Это разъяснение есть в письме от 14 января 2015 года ММВ-7-11/3:
- Сумму прибыли сотрудников отражаем по 020;
- вычет – по 030;
- по 040 отражается налог с учетом примененных льгот;
- разницу между перечисленным и исчисленным налогом следует отразить по 090. Это сумма налогообложения, переходящая в статус задолженности, подлежащей возврату на расчетный счет компании.
Эта ситуация достаточно сложная для внесения изменений в отчет. Физическое лицо может поменять статус «резидента» на «нерезидента» и наоборот. Нюансы, которые могут возникнуть в данной ситуации, разъяснены в ст. 207 п. 2 НК.
Важно учитывать следующие сведения, которые применимы для окончательного изменения статуса. Это убережет от ошибок, которые не повлекут завышение или занижение налога:
- сотрудник получил статус «резидент». Важно, чтобы он был на территории России не менее 183 дней. Только тогда в расчете его можно отражать в новом статусе. НДФЛ должен рассчитываться под 13%, а не под 30%. Например, с января по февраль статус сотрудника – «нерезидент». С марта человек становится резидентом. Расчет за весь год выполняем по ставке 13%. Аналогичным образом следует выполнять расчеты и при изменении статуса на «нерезидент».
- если работник стал резидентом позже, и за год не пробыл в данном статусе 183 дня, его НДФЛ за год необходимо рассчитать по двум ставкам, за каждый период отдельно (30% и 13%).
Это следует знать! Если сотрудник меняет статус временно, пересчитывать НДФЛ следует по другой схеме.
Для периода, когда сотрудник был нерезидентом, налог рассчитывается по ставке 30%, после изменение – по 13%. То есть рассчитывается конкретный доход в конкретном периоде. При заполнении первого раздела отчета доход будет указан в двух строчках, отдельно для каждой налоговой ставки.
Заключение
Перед тем, как в 6 НДФЛ выполнить перерасчет НДФЛ, необходимо провести четкий анализ причин. Возможно, потребуется внесение корректировки только в 1 и 2 раздел формы текущего отчета. Но может возникнуть ситуация, когда уточнение необходимо представить и за прошлые периоды.
Кроме того, это может повлиять и на учет страховых взносов. Поэтому, когда происходит корректировка доходов, необходимо сопоставить всю смежную отчетность.
Как в 6 НДФЛ отразить отпускные – зависит от даты их выплаты и от ситуации с сотрудником (увольняется или нет). Ошибка в сумме или в дате – повод для штрафа или подачи уточненного расчета. Проверьте себя.
Читайте в статье:
Сотрудник ООО «Символ» 28 июня получил 25 000 р. на отдых и ушел в отпуск со 2 июля. Бухгалтер «Символа» удержал 3250 р. налога и заполнил расчет 6 НДФЛ:
Как отразить отпускные в 6-НДФЛ при перерасчете с доплатой
В данном случае в первом разделе отражают выплату с учетом корректировки. Во втором разделе отражают по отдельности изначальные отпускные и доплату – по строкам:
- 100 - дни каждой из выплат;
- 110 – дни каждой из выплат;
- 120 – последняя дата в месяце выплаты;
- 130 – отпускная и доплаченная суммы
- 140 – налог с обеих сумм.
Пример 2
- 28 мая – 10 000 р. с удержанием 1300 р. налога;
- 5 июня – 3000 р. с удержанием 390 р. НДФЛ,
и в результате форму 6-НДФЛ заполнил так:
Раздел 2 за 9 месяцев
Зарплату придется показать в отчете отдельно, так как у нее другие ключевые даты. Читайте о них в таблице 2.
Таблица 2. 6 НДФЛ: отпускные вместе с зарплатой
Значит, во втором разделе бухгалтер запишет:
- По отпускным по строкам:
- 100 - день выдачи средств;
- 110 - день выдачи средств;
- 130 – выданная сумма;
- 140 – налог с выданной суммы.
- По заработку:
- 130 – зарплатная сумма;
- 140 - налог с зарплатной суммы.
- 26 000 р. отпускных с удержанием 3380 р. налога;
- 40 000 р. заработка с удержанием 5200 р. НДФЛ,
и в результате второй раздел формы 6-НДФЛ заполнил так:
Как отразить отпускные в 6-НДФЛ при отзыве из отпуска
В такой ситуации выплата к отдыху пересчитывается. Ее показывают во втором разделе с учетом корректировки, как и сумму налога. Перечисляют НДФЛ в сумме за минусом излишнего удержания с неиспользованных отпускных дней. Оплату перенесенных дней показывают в расчете в день выплаты денег. В результате во втором разделе бухгалтер запишет:
- По отпускным по строкам:
- 100 - день выдачи средств;
- 110 - день выдачи средств;
- 120 - последняя дата в месяце выплаты;
- 130 - сумма после перерасчета;
- 140 – налог с суммы с учетом перерасчета.
- По заработку по строкам:
- 100 - последний день зарплатного месяца;
- 110 - день выдачи зарплатных средств;
- 120 - следующий рабочий день после выдачи зарплатных средств;
- 130 – зарплатная сумма;
- 140 - налог с зарплаты.
- По переносу по строкам:
- 100 - день выдачи отпускных средств;
- 110 - день выдачи средств;
- 120 - последняя дата в месяце выплаты;
- 130 – выданная сумма;
- 140 - налог с выданной суммы.
Пример 4
Пример заполнения 6-НДФЛ с отпускными
Второй раздел в расчете за 9 месяцев:
Как отразить отпускные в 6 НДФЛ при болезни в отпуске
Болезнь не изменяет общие правила фиксации отпускных в расчете, если отпуск продлили на дни заболевания в том же месяце. Отпускная сумма в таком случае не меняется. Во втором разделе бухгалтер запишет:
- По отпускным по строкам:
- 100 - день выдачи средств;
- 110 - день выдачи средств;
- 120 - последняя дата в месяце выплаты;
- 130 – выданная сумма;
- 140 – налог с выданной суммы.
- По больничным по строкам:
- 100 - день выдачи больничных средств;
- 110 - день выдачи больничных средств;
- 120 - последняя дата в месяце выплаты;
- 130 - больничная сумма;
- 140 – налог с больничной суммы.
Пример 5
6 НДФЛ с отпускными: пример заполнения
Сотрудник ООО «Символ» взял отпуск с 6-го по 19-е июня. С отпускных в размере 17 500 р. удержан налог в сумме 2275 р.
Период с 14-го по 17-е июня он проболел, получив больничные 21-го июня в размере 2650 р., включая НДФЛ в сумме 345 р. «Символ» перенес дни отпуска на период с 25-го июня, а бухгалтер так заполнил второй раздел расчета за 9 месяцев:
Как отразить отпускные в 6-НДФЛ при увольнении
Особого порядка для таких выплат не установлено, их фиксируют в расчете по обычным правилам, но отдельно от иных увольнительных сумм.
Пример 6
Пример заполнения 6-НДФЛ с отпускными
Сотрудник ООО «Символ» взял отпуск перед увольнением с 5-го июня и 1-го июня получил 10 000 р. отпускных, включая налог в сумме 1300 р. Бухгалтер так заполнил второй раздел расчета за 9 месяцев:
Отпускные 6 НДФЛ: как отчитаться
Сдать форму за отчетный период нужно к последнему дню следующего за ним месяца. Ближайшие сроки по расчету 6-НДФЛ смотрите в таблице 3.
Таблица 3. Отпускные 6 НДФЛ : как отчитаться
Сдать расчет 6-НДФЛ фирме нужно:
- если нет подразделений – в инспекцию по месту учета;
- если есть подразделения – по месту регистрации каждого из них, в том числе головного.
Предпринимателям и «самозанятым» лицам сдать расчет придется по месту прописки.
Вложенные файлы
- Бланк формы 6-НДФЛ.xls
- Образец формы 6-НДФЛ.xls
- Справочник заполнения 6-НДФЛ.doc
ФНС России в ответе на запрос налогоплательщика разъяснила, что при перерасчете отпускных выплат работнику в разделе 1 формы 6-НДФЛ отражаются итоговые суммы с учетом произведенного перерасчета (письмо ФНС России от 13 октября 2016 г. № БС-4-11/19483 " ").
В рассмотренном примере сумма выплаченного дохода работнику составила 200 тыс. руб., сумма удержанного НДФЛ – 26 тыс. рублей, а сумма возвращенного излишне удержанного в предыдущих периодах налога – 1 тыс. руб. (). При этом в бюджет налоговым агентом перечислен НДФЛ в сумме 25 тыс. руб.
Как уточнили налоговики, перерасчет отпускных выплат подлежит отражению в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ в том отчетном периоде, когда они были выплачены работнику. В данном случае, это был апрель 2016 года. Следовательно в расчете 6-НДФЛ за полугодие будет отражено:
- по строкам 100-120 – соответствующие даты выплаты отпускных, удержания НДФЛ и перечисления его в бюджет;
- по строке 130 – 200 тыс. руб;
- по строке 140 – 26 тыс. руб;
При этом сумма налога, возвращенная физлицу в размере 1 тыс. руб., подлежит отражению по строке 090 раздела 1 этого же расчета.
Напомним, что налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом за I квартал, полугодие, девять месяцев – не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год – не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом (), по форме, форматам и в порядке, утвержденным ФНС России ().
