Контроль отрицательных остатков при списании. Выполнение движений в регистры
Контроль за складскими остатками является обязательной процедурой учета на любом предприятии, работающем с товарами. Зачастую можно столкнуться с ситуацией, когда в программе товара нет, но на складе он фактически находится. В такой ситуации есть два варианта действия:
- Направить его в продажу;
- Оставить на складе до выяснения обстоятельств подобной ситуации.
Выбор зависит от нескольких факторов, например, политики организации или конкретной ситуации. При нахождении товара на прилавке и интереса к нему покупателя (держит в руках) отказывать в продаже не целесообразно.
Отдельные предприятия практикуют формирование документа продажи без его проводки, но пользуются подобной практикой не все. На случай подобных ситуаций программа 1С в своих последних версиях предполагает возможность отключения контроля отрицательных остатков.
При активированном контроле реализация товара, отсутствующего по программе на складе выдаст пользователю предупреждение: «Некорректно заполнена колонка «Количество» в строке 1 списка «Товары». «Указанное количество превышает остаток. Остаток: 18. Не хватает 111.093».
Отключение контроля отрицательных остатков в 1С
Операция включения/выключения контроля остатков в 1С осуществляется через меню «Главное» — «Настройки» — «Параметры учета» — «Запасы». Здесь требуется установить флажок «Разрешить списание запасов при отсутствии запасов по данным учета».
После этого действие подтверждается кнопкой «Записать и закрыть». В свою очередь подобные действия гарантировано станут основой для формирования в учете отрицательных остатков. Их потребуется устранить.
Отчет «Контроль отрицательных остатков»
Формирование данного отчета осуществляется через меню «Склад» — «Отчеты», где представлен документ. От пользователя требуется определить интервал запроса и кликнуть на кнопку «Сформировать». Отсутствие заданного периода не позволит показать отрицательные остатки, что является особенность системы, требующей обязательного заполнения графы «Период».
Готовый отчет обладает следующим внешним видом.
Для самого отчета доступен стандартный набор фильтров, включая группировку, сортировку и другие трансформации данных в соответствии с запросами и потребностями пользователей. Через кнопку «Показать настройку» можно включать в отчет дополнительные строки вручную.
Данный отчет помогает в любой момент времени получить сводную или детальную информацию об отрицательных остатках на 41 счете. Результат работы отчета выводится с детализацией по умолчанию (см. рис.1)
Т.к. отчет полностью написан с использованием схемы компоновки данных, то пользователю не составит труда изменить разрезы отчета из пользовательского режима (см. рис.2)
Внешний отчет предназначен для конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия 8, редакция 3.0» и « редакция 3.0 (КОРП)» , работающей на платформе версии 8.2 в режиме «УПРАВЛЯЕМОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ».
Срок действия бесплатной поддержки: 1 месяц.
Причины купить
Отрицательные остатки - всегда являются головной болью любого бухгалтера. Отрицательные остатки по 41 счету вдвойне усугубляют данную ситуацию. Данный отчет быстро и наглядно показывает всю "красноту" по 41 счету в удобной и наглядной форме. Причем л юбой отрицательный остаток по 41 счету, может быть расшифрован при помощи отчетов «Анализ субконто» и «Карточка счета». При этом, комбинируя использованиях данных отчетов возможно опуститься прямо до уровня документов-регистраторов, вызвавших движения товара. Для этого достаточно кликнуть по требуемой цифре в отчете и выбрать отчет для расшифровки.
По многочисленным пожеланиям пользователей, создана отдельная версия отчета «Контроль отрицательных остатков по счетам ТМЦ», в которой добавлена возможность контроля отрицательных остатков, не только по 41 счету, но и другим основным счетам движения ТМЦ:
Счет 07 Оборудование к установке
- Счет 08.04 Приобретение объектов основных средств
- Счет 10 весь, кроме 10.07 (Материалы, переданные в переработку на сторону)
- Счет 21 Полуфабрикаты собственного производства
- Счет 41 весь, кроме 41.12 (Товары в розничной торговле (в НТТ по продажной стоимости))
- Счет 42.01 Торговая наценка в автоматизированных торговых точках
- Счет 43 Готовая продукция
Также, вспомним, что отрицательные остатки могут возникать не только по счетам движения ТМЦ, но и по счету ГТД. Если у вас существует потребность в контроле и этого счета тоже, рекомендуем вам ознакомиться с внешним отчетом
Достоинства
- Подключение через механизм внешних обработок и отчетов. Это позволяет использовать отчет, не внося никаких изменений в типовую конфигурацию. Также возможно и стандартное открытие отчета через «Файл» - > «Открыть».
- Возможность настройки отчета "под себя" из пользовательского режима.
Гарантия возврата денег
ООО "Инфостарт" гарантирует Вам 100% возврат оплаты, если программа не соответствует заявленному функционалу из описания. Деньги можно вернуть в полном объеме, если вы заявите об этом в течение 14-ти дней со дня поступления денег на наш счет.
Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.
Есть два вида ситуации в которой необходима настройка контроля остатков.
Первая ситуация. Иногда бухгалтерам приходится сталкиваться с проблемой невозможности списания материалов или товаров в программе 1С 8.3 из-за отсутствия их в учете, хотя фактически они есть в наличии. И бухгалтеру необходимо срочно оформить документы отгрузки материалов либо товаров:
Такая ситуация возможна, если организация только начала учёт в 1С 8.3 или данные заносятся в программу несвоевременно.
Вторая ситуация, когда бухгалтер списывает материалы, которых нет в наличии на складе. А бухгалтер оформляет документы отгрузки, что не очень хорошо складывается на репутации компании.
Настройка контроля остатков
В программе 1С 8.3 Бухгалтерии есть настройка контроля остатков. И при создании базы в настройках по умолчанию разрешено списывать товары, которые по данным учёта в программе отсутствуют.
Контролируются остатки в разрезе конкретной организации и склада во всех типах документов: реализация, требование-накладная, перемещения и т.д, где участвуют счета с аналитикой Склад.
Важно! Для того чтобы контролировалось остатки на уровне склада, в 1С 8.3 необходимо установить аналитику по складам в счетах учёта товаров либо материалов.
Таким образом:
- Для первой ситуации необходимо установить галочку и ввести все остатки по материалам в базу. И желательно после этого своевременно заносить поступление товаров и материалов.
- Для второй ситуации, необходимо убрать галочку для запрета списания отсутствующего товара (материалов).
Как отключить контроль остатков в 1С 8.3
Для снятия запрета проведения документов с отсутствующими товарами необходимо в настройках программы 1С 8.3 в разделе Администрирование – далее Настройки проведения документов:
установить галочку Разрешается списание запасов при отсутствии остатков по данным учёта:
Контроль остатков в разрезе складов
Для предотвращения отрицательных остатков по складам задаём аналитику По складам. Включить аналитику по складам можно в настройках учёта: раздел Администрирование – далее Параметры учёта. Выбираем Настройка плана счетов и в учёте запасов нажимаем на По номенклатуре и складам (по количеству) :
В новом окне устанавливаем флаг По складам (местам хранения) . Данная галочка и будет влиять на контроль остатков в разрезе складов:
- Если галочка убрана – контроль остатков осуществляется в разрезе организаций;
- Если галочка установлена – в разрезе организации и конкретного склада:
Контроль отрицательных остатков в 1С 8.3
Если нет возможности убрать галочку или есть причины вести учёт с отрицательными остатками, в 1С 8.3 Бухгалтерия реализован отчёт, который позволяет контролировать отрицательные остатки.
Отчёт Контроль отрицательных остатков в 1С 8.3 находится в разделе Склады – далее Контроль отрицательных остатков:
Отчёт можно сформировать за определённый период с детализацией по документам, складам, номенклатуре и другим объектам учёта. А также вывести данные по определённому складу или номенклатуре используя отбор:
Важно! Отчёт Контроль отрицательных остатков показывает отрицательные остатки только за указанный период. Если были документы списания ранее начала отчёта, то отрицательные остатки по ним не попадут в отчёт.
Для изменения настроек отчёта необходимо воспользоваться командой Показать настройки. Перемещаясь по вкладкам настроек Группировка, Отбор, Дополнительные поля можно придать отчёту необходимый вид:
На сайте можно ознакомиться по конфигурации 1C Бухгалтерия 8.3.
Подробнее о настройке программы 1С 8.2 (8.3) Запрет списания запасов при отсутствии остатков , каким образом она влияет на финансовые результаты смотрите в следующем видео:
Поставьте вашу оценку этой статье:
Отрицательные остатки в 1С - это минусовое конечное сальдо на счетах учета ТМЦ. Такие остатки означают, что списание товаров, материалов и продукции было проведено без наличия достаточного количества запасов на складе. Контроль отрицательных остатков в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 позволяет управлять возможностью отгрузки без наличия ТМЦ на складе.
В повседневной работе бухгалтеру часто нужно отгрузить товар, даже если товара еще нет на складе. Проведение реализации в программе 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 в таких случаях возможно при определенных настройках. Но имейте ввиду, в бухгалтерском учете при этом не будет списана себестоимость товаров. Для таких реализаций потребуется повторное проведение, его надо сделать после того, как товар поступит на склад и бухгалтер отразит это в учете. Здесь читайте пошаговую инструкцию про учет ТМЦ в 1С 8.3 . Далее читайте инструкцию про контроль отрицательных остатков в 1С 8.3 Бухгалтерия.
Быстрый перенос бухгалтерии в БухСофт
Шаг 1. Как отключить контроль остатков в 1С 8.3
По умолчанию программа 1С настроена так, что вы не сможете провести реализацию без наличия товара на складе. Но специальная настройка позволяет отключить в 1С контроль остатков. Для того, чтобы отключить контроль остатков в 1С 8.3 Бухгалтерия зайдите в раздел «Администрирование» (1) и кликните на ссылку «Проведение документов» (2). Откроется окно настройки проведения.
В окне установите галочку напротив надписи «Разрешить списание запасов при отсутствии списания МПЗ, зачета авансов и погашения задолженности» (3). Теперь вы сможете проводить документы реализаций, даже если товара еще нет на складе.
Такая настройка действует для всех организации, по которым вы ведете учет в этой базе 1С. Нельзя по одной из организаций контроль остатков включить, а по другой выключить.
Если вы включили разрешения списания при отсутствии остатков, то при нужно контролировать, чтобы отрицательных остатков не было. Если они есть, то причины могут быть такие:
- Вы не отразили в учете поступление товара от поставщика;
- Вы отразили поступление товара от поставщика с ошибками;
- В документах реализации неправильно указан товар.
Чтобы выявить отрицательные остатки в 1С 8.3 есть специальный отчет, о нем в следующем шаге.
Шаг 2. Где посмотреть отрицательные остатки в 1С 8.3
Если разрешение списания при отсутствии остатков включено, то нужно регулярно контролировать отрицательные остатки. Особенно актуален такой контроль перед , когда нужно считать себестоимость для формирования управленческой и налоговой отчетности.
Отрицательные остатки в 1С 8.3 контролируют с помощью специального отчета – «Контроль отрицательных остатков». Чтобы его сформировать зайдите в раздел «Склад» (1) и нажмите на ссылку «Контроль отрицательных остатков» (2). Откроется окно отчета.
В окне отчета укажите вашу организацию (3) и период (4), за который вы хотите посмотреть отрицательные остатки. Далее нажмите кнопку «Сформировать» (5). Отчет будет сформирован.
В отчете указаны:
- Материальные ценности (6), по которым есть отрицательные остатки;
- Количество таких остатков (7);
- Бухгалтерский счет (8), на котором были учтены отрицательные остатки;
- Документ реализации, который проведен без наличия остатков (9);
- Начальный остаток ТМЦ (10);
- Расход ТМЦ (11) по указанной реализации.
Отрицательных остатков на конец периода по счетам ТМЦ быть не должно. В отчете сформированы показатели, которые помогут вам выявить такие ошибки.
В своих видеоуроках я часто говорю о том, что базу 1С нужно обязательно подготовить к закрытию периода и составлению отчетности. И один из важных пунктов такой подготовки – это контроль отрицательных остатков товаров, материалов и готовой продукции. Какими отчетами нужно воспользоваться, чтобы проверить состояние счетов учета ТМЦ в 1С: Бухгалтерии? Давайте рассмотрим некоторые из них.
1. Отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»
Многие бухгалтеры, привыкли работать с оборотно-сальдовой ведомостью по счету. Этот отчет, действительно, можно использовать для контроля остатков ТМЦ, только нужно убедиться, что в настройках установлено отображение количественных показателей.Нажимаем кнопку «Показать настройки», переходим на вкладку «Показатели».
Затем внимательно просматриваем отчет и анализируем обнаруженные ошибки
Оборотно-сальдовая ведомость удобна тем,что позволяет оценить не только наличие отрицательных количественных остатков, но и обнаружить другие проблемные ситуации:
- количественный остаток ТМЦ без суммы;
- суммовой остаток без количества;
- отрицательный суммовой остаток.
Однако, если в учете задействовано большое количество номенклатурных позиций, то такая проверка может быть достаточно трудоемкой. К тому же, ОСВ придется формировать для каждого счета учета отдельно (10, 41, 43), что тоже несколько усложняет процесс работы.
2. Отчет "Контроль отрицательных остатков"
В конфигурации 1С: Бухгалтерия предприятия 8 редакции 3.0 предусмотрен отчет, который идеально подходит для контроля отрицательных количественных остатков ТМЦ. Расположен отчет на вкладке «Склад».
Указываем период, организацию и формируем отчет.
В отчет попадают только те номенклатурные позиции, по которым обнаружен отрицательный количественный остаток. Большим плюсом является то, что анализируются данные по всем счетам учета ТМЦ. Работать с отчетом, на мой взгляд, удобнее, чем с ОСВ.
Но есть и минус – отчет позволяет контролировать только отрицательные количественные остатки, оставляя за кадром другие проблемы, которые позволяет обнаружить ОСВ.
3. Отчет «Анализ субконто»
Об этом отчете я рассказывала уже не один раз. Анализ субконто - один из моих любимых отчетов, который позволяет не только обнаружить ошибки, но и во многих ситуациях понять их причины.Переходим в раздел «Отчеты» - «Анализ субконто».
Выбираем субконто «Номенклатура», проверяем, чтобы в настройках отчета было включено отображение количественных показателей.
Анализ субконто хорош тем, что позволяет получить информацию о движении ТМЦ по всем счетам учета. Например, отследить ситуации, когда товар поступил на один счет учета, а был реализован – с другого.
Однако при большом количестве номенклатуры анализировать данные может быть сложно.
Подробнее о работе с данным отчетом я рассказывала в видеоуроке Как работать с отчетом "Анализ субконто" в 1С - ВИДЕО .
Таким образом, у каждого из рассмотренных отчетов есть свои плюсы и минусы. В работе я бы рекомендовала их комбинировать:
- найти грубые ошибки отчетом «Контроль отрицательных остатков»;
- затем просмотреть ОСВ по всем счетам учета ТМЦ;
- для выявления причин некорректного сальдо воспользоваться отчетом «Анализ субконто».
Интересные примеры, связанные с поиском и исправлением ошибок при учете ТМЦ, я также разбирала в двух полезных видео:
